Confidentialité

Politique sur la protection des renseignements personnels

Une question de confiance

Depuis 1964, près de 150 000 souscripteurs ont fait confiance à la Fondation Universitas du Canada (la « Fondation ») et à son placeur exclusif, Gestion Universitas inc. (« Gestion Universitas ») (collectivement désignées « Universitas »).

Universitas s’est bâti une réputation enviable grâce à la saine gestion et à la sécurité de ses placements. Les Renseignements personnels qu’elle recueille auprès de ses Clients doivent être administrés rigoureusement afin d’en garantir la confidentialité, la sécurité, l’intégrité et l’exactitude.

Les produits d’Universitas évoluent, tout comme la façon de les offrir à ses Clients, mais son souci de préserver la confidentialité des Renseignements personnels demeure le même.

La présente politique décrit comment Universitas protège les Renseignements personnels qu’elle détient et utilise, notamment dans la gestion des plans de bourses d’études et dans l’administration des subventions gouvernementales.

1. Définitions

Renseignement personnel

Tout renseignement au sujet d’une personne permettant de l’identifier constitue un Renseignement personnel, et ce, peu importe la nature et la forme du support utilisé, qu’il soit écrit, graphique, sonore, visuel, informatisé ou autre.

Les Renseignements personnels recueillis par Universitas varient selon les fins pour lesquelles ils sont collectés.

Par exemple, si un requérant demande de l’information sur les produits offerts par Universitas, celle-ci n’aura besoin que des renseignements lui permettant de l’identifier et de communiquer avec lui. Toutefois, si un requérant souhaite souscrire à un plan de bourses d’études, il faudra, entre autres, collecter des informations financières à son sujet ainsi que son numéro d’assurance sociale.

Client

Les Souscripteurs et les Bénéficiaires sont considérés Clients d’Universitas. Pour les fins de la présente politique, tous les clients potentiels sont compris dans l’expression « Client ».

Souscripteur

Particulier ou responsable public ayant souscrit à un des plans de bourses d’études promus par la Fondation Universitas.

Bénéficiaire

Personne désignée par un Souscripteur à laquelle ou au nom de laquelle il est convenu que des paiements d’aide aux études soient accordés selon les modalités d’une convention de plans de bourses d’études.

2. Fins de la collecte des Renseignements personnels

Universitas s’engage à déterminer, avant la collecte de Renseignements personnels auprès de ses Clients, les fins auxquelles ceux-ci seront utilisés. Toute personne mandatée par Universitas pour recueillir des Renseignements personnels doit être en mesure d’expliquer l’utilisation qui sera faite de ces renseignements.

La collecte de Renseignements personnels auprès d’un Client se fait par le biais des différents formulaires, sur support papier ou informatique, dont notamment le formulaire d’ouverture de compte, les formulaires pour l’obtention des subventions gouvernementales, les coupons de références, les formulaires de demande d’information ou d’inscription à des concours ou des promotions, les sondages, etc.

Ces documents indiquent clairement les fins de la collecte de Renseignements personnels par Universitas.

Nous pouvons communiquer avec un Client par téléphone, courrier électronique ou courrier postal, en utilisant les coordonnées dont nous disposons à son dossier et selon les préférences dont il nous a fait part.

3. Obtention du consentement

Universitas, par l’entremise de ses responsables désignés, ne recueille et n’utilise les Renseignements personnels des Clients qu’après avoir obtenu au préalable leur consentement écrit.

Généralement, ce consentement est donné par la personne concernée ou par un tiers dûment autorisé, comme un tuteur ou un mandataire, dès la collecte des Renseignements personnels. Dans certaines circonstances, il se peut que le consentement du Client soit accordé verbalement ou par courriel.

Si Universitas doit collecter des Renseignements personnels auprès d’un tiers, elle ne peut le faire que s'il a obtenu le consentement de la personne concernée par le Renseignement personnel.

Sous réserve du respect des lois en vigueur, les Clients peuvent retirer leur consentement relatif à l’utilisation de leurs Renseignements personnels en transmettant un avis écrit à cet effet à Gestion Universitas. Le cas échéant, Gestion Universitas doit informer la personne concernée des conséquences d’un tel retrait, dont notamment la difficulté ou l’impossibilité d’assurer la pleine gestion du plan de bourses d’étude souscrit par elle, le cas échéant.

4. Responsabilité

Universitas est également responsable de faire respecter tant la législation en matière de protection de Renseignements personnels que la présente politique par tous les employés, mandataires, fournisseurs de services ainsi que par sa force de vente qui sont susceptibles de collecter, d’utiliser ou d’avoir accès aux listes et bases de données qui contiennent les Renseignements personnels de ses Clients.

5. Accès aux Renseignements personnels

Universitas exerce un contrôle strict sur les accès aux Renseignements personnels de ses Clients. Ainsi, seuls les employés, représentants ou fournisseurs de services qui ont un réel besoin de consulter ou de modifier les Renseignements personnels des Clients peuvent y accéder. Aucun accès injustifié aux Renseignements personnels n’est toléré.

Le Responsable de la protection des Renseignements personnels veille à l’application de la présente politique et s’assure de prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection des Renseignements personnels détenus par Universitas. Lorsque celle-ci doit divulguer des Renseignements personnels à un tiers, par exemple, à un fournisseur de services, elle ne lui divulgue que ceux nécessaires à l’exécution de son mandat et doit lui imposer des obligations en matière de protection des Renseignements personnels qui ont au moins la même teneur que celles prévues dans la présente politique.

Universitas s’efforce d’appliquer les principes dégagés par la présente politique à l’ensemble de ses activités et à instaurer des processus visant à en assurer le respect, tant par les employés du siège social que par sa force de vente qui sont quotidiennement sensibilisés à l’importance de la protection des Renseignements personnels.

6. Limitation de la collecte et utilisation des Renseignements personnels

Universitas ne doit collecter auprès de ses Clients que les Renseignements personnels qui sont nécessaires à la souscription ainsi qu’à la gestion du plan de bourses d’études souscrit.

Les Renseignements personnels demandés aux Clients sont ceux qui permettent à Universitas de remplir ses obligations en matière de connaissance des Clients, de convenance des transactions et de saine gestion des plans, notamment les informations susceptibles d’être transmises aux gouvernements à des fins fiscales ou pour l’obtention de subventions.

Universitas s’engage à procéder de manière honnête et licite à la cueillette, à l’utilisation et à la conservation des Renseignements personnels de ses Clients.

7. Exactitude des renseignements

Universitas s’engage à faire tout ce qui est en son pouvoir pour s’assurer de l’exactitude des Renseignements personnels qui lui sont confiés, notamment lors de la souscription par un Client à plan de bourses d’études ou lors des modifications qui pourraient y être ultérieurement apportées.

Les Renseignements personnels détenus par Universitas ne seront toutefois pas systématiquement mis à jour à moins que les services pour lesquels ils sont requis ne l’exigent.

N'hésitez pas à communiquer avec le service à la clientèle d’Universitas pour nous informer des changements concernant vos Renseignements personnels ou pour vous assurer de leur exactitude.

8. Demande d’accès et de rectification

La politique d’Universitas concernant la protection et l’utilisation des Renseignements personnels est accessible sur simple demande et est disponible sur le site Internet d’Universitas.

Universitas s’engage également à informer toute personne de la détention de Renseignements personnels qui la concernent, de l’utilisation qui en est faite et de son droit à les consulter.

Les employés et représentants d’Universitas doivent être en mesure de répondre aux questions et aux préoccupations des Clients au sujet des Renseignements personnels qui sont recueillis ou qui sont utilisés pour la gestion de leur dossier. Si la réponse reçue ne satisfait pas les attentes d’un requérant, ce dernier peut contacter la personne responsable de la protection des Renseignements personnels identifiée ci-dessous afin de recevoir de plus amples renseignements.

Tous les Clients ont le droit de contester l’exactitude des Renseignements personnels qui les concernent et de demander qu’une rectification leur soit apportée.

Universitas s’engage à répondre avec diligence aux demandes de communication de Renseignements personnels ainsi qu’aux demandes de rectification.

Les demandes d’accès aux Renseignements personnels détenus par Universitas et les demandes de rectification doivent être transmises par écrit à l’adresse suivante :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Gestion Universitas inc.
Centre d’affaires Henri-IV
1035 avenue Wilfrid-Pelletier, bureau 500
Québec QC, G1W 0C5

 

9. Vérification de l’identité

Lorsqu’un Client fait une demande pour accéder aux informations recueillies dans le cadre de l’ouverture d’un plan de bourses d’études ou à son dossier ou pour y apporter une modification, les employés et les représentants d’Universitas doivent, au préalable, identifier le requérant avec certitude, selon les pratiques généralement reconnues et recommandées par l’industrie.

10. Mécanisme de traitement des plaintes

Les Clients peuvent présenter une plainte concernant la protection des Renseignements personnels en communiquant avec la personne responsable de la présente politique identifiée à l’article 8 ci-dessus.

11. Mesures de sécurité (vol et perte)

Universitas a mis en place des mesures de sécurité matérielles, organisationnelles et technologiques afin de réduire au maximum les risques de vol, de perte, de communication indue ou de modification non autorisée des Renseignements personnels.

Universitas révise périodiquement ces mesures afin d’être à jour et d’offrir la meilleure protection possible à tous ses Clients relativement à la protection de leurs Renseignements personnels.

12. Administration de la politique

Responsable de l’adoption de la politique

Le conseil d’administration de la Fondation Universitas

Responsables de l’application

La Fondation Universitas du Canada et Gestion Universitas inc. par chacun des responsables désignés

Date de la mise à jour de la politique : 4 juin 2015

Date d’entrée en vigueur de la politique : 11 décembre 2008

13. Modification à la politique

Universitas révise périodiquement sa politique de protection des Renseignements personnels pour s’assurer qu’elle rencontre les plus hautes normes en la matière.

Universitas s’engage à la rendre disponible, ainsi que toute modification qui y est apportée, sur son site Internet dans un délai raisonnable.